Легализация документов (консульская легализация) заключается в установлении и засвидетельствовании подлинности подписей на документах и различных актах и соответствия их законам государства их происхождения. Консульская легализация подтверждает подлинность подписей должностных лиц на документе и печатей уполномоченных государственных органов, а также правильность оформления и соответствие национальным законам документов, исходящих из одного государства и предназначенных для предоставления в другом государстве.

Консульская легализация документов в Российской Федерации регулируется следующими нормативными актами: Консульский Устав СССР от 25 июня 1976 г. и Инструкция о консульской легализации от 6 июля 1984 г.

Согласно ст. 5 Гаагской конвенции апостиль проставляется по ходатайству подписавшего лица или любого предъявителя документа.

В настоящее время легализация документов, предназначенных для предоставления в другом государстве, проходит 3 этапа:

1)  Министерство Юстиции Российской Федерации;
2)  Департамент Консульской Службы МИД РФ;
3) Консульское учреждение той страны, на территории      которой будут представлены документы.

Документы и акты, представляемые для легализации, должны предоставляться в компьютерных копиях. Подписи должностных лиц и оттиски печати должны быть отчетливыми. Пробелы на документах и актах должны быть прочеркнуты. Поправки и приписки должны быть оговорены перед подписью лиц, подписавших документ, и повторены в легализационной надписи.

В соответствии с Инструкцией о консульской легализации не требуется легализация паспортов, удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов, пенсионных книжек, водительских прав, а также документов, имеющих прямое отношение к коммерческим или таможенным операциям (счета, документы о перемещении товаров через границу, соглашения о поставке товаров и предоставлении услуг, выполнении различных работ и расчетов, таможенные декларации и т.п.).

Следует иметь в виду, что существует ряд государств, для которых легализация документов не требуется. Такими государствами являются страны - участницы Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов1961 г. (Гаагской Конвенции). Документы, предназначенные для представления в официальные органы других стран -участниц Гаагской конвенции, удостоверяются в упрощенном порядке путем проставления на них специального штампа - апостиля, который не требует дальнейшего заверения или легализации и признается официальными учреждениями всех стран - участниц Конвенции.

Более того, легализация не требуется для документов, предназначенных для стран, с которыми Российская Федерация имеет соглашения об оказании правовой помощи (страны СНГ, Греция, Испания, Сербия, Хорватия, Чехия, Словакия, Кипр, Китай, Финляндия и др.). В отношении таких документов может быть потребован только их нотариально заверенный перевод. Однако на практике официальные органы отступают от указанных соглашений и требуют легализации соответствующих документов.

Апостиль - это специальный штамп, который в соответствии с Гаагской конвенцией об отмене требований легализации иностранных официальных документов, совершенной 5 октября 1961 года (вступившей в силу для Российской Федерации 31 мая 1992 года), проставляется на официальных документах, исходящих лишь от учреждений и организаций Российской Федерации как участника Гаагской конвенции, и не требует дальнейшего заверения или легализации, признается официальными органами всех государств - участников Конвенции.

Согласно ст. 5 Гаагской конвенции апостиль проставляется по ходатайству подписавшего лица или любого предъявителя документа.

Заполненный надлежащим образом, он удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и, в надлежащем случае, подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ.

Подпись, печать или штамп, проставляемые на апостиле, не требуют никакого заверения.